El CENTRO DE ESPECIALIDADES MEDICO QUIRURGICAS LTDA - CEMEQ (en adelante Clínica CEMEQ), se encuentra comprometido con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, por lo cual, informa a sus usuarios, personas naturales y jurídicas la adopción de la siguiente política de tratamiento de información personal, las cual será de obligatorio cumplimiento para la entidad, como responsable del tratamiento, sus empleados, así como aquellos terceros que por disposiciones legales o contractuales asuman la calidad de encargados del tratamiento de información personal.
Dicha política hará parte del código de ética empresarial de la Clínica CEMEQ.
CAMPO DE APLICACIÓN
La presente política aplicará para el tratamiento de los datos personales de los pacientes, trabajadores y proveedores, asegurando el respeto a los derechos prevalentes de niños, niñas adolescentes, adultos mayores y población en condición de discapacidad, que hayan sido atendidos bajo la oferta de prestación de servicios en salud de la de la Clínica CEMEQ y se encuentren en las bases de datos de la entidad.
DEFINICIONES
Dato personal: Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable.
Bases de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Puede ser física o digital (automatizada).
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Datos Públicos: Son aquellos datos que son de conocimiento de la generalidad de las personas. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Son aquellos que están relacionados con aspectos muy íntimos de la persona y pueden afectar la dignidad y libertad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre ellos se encuentran los datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Confidencialidad de los Registros: De conformidad con los principios de seguridad, confidencialidad y acceso y circulación restringida contemplados en la Ley 1581 de 2012, la Clínica CEMEQ manejará los registros de información personal con absoluta confidencialidad, restringiendo su acceso y adoptando las medidas que garanticen la integridad y seguridad de la información.
Custodia de la Información: La Clínica CEMEQ, garantizará la custodia de la información personal contenida en sus bases de datos de acuerdo con el Decreto 1995 del 1999, ley Estatutaria 1581 del 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 2013.
Será responsabilidad de la entidad aseguradora remitente del paciente para la atención en salud en la Clínica CEMEQ, la custodial de los registros sobre la información que se encuentre en su poder y que se deriven de su actividad de acuerdo con sus políticas de tratamiento de información.
Acceso a la información: Tendrán acceso a la información: el paciente, sus causahabientes, el personal de salud responsable de la atención, las personas naturales y/o jurídicas definidas por la ley, así como los terceros con quienes el Centro de Especialidades Medico Quirúrgicas Ltda. tenga convenio de prestación de servicios en salud; garantizando todos ellos la seguridad, confiabilidad y privacidad de la información personal.
TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Según el titular de los datos, la finalidad prevista para su tratamiento podrá ser:
a) Clientes. Se recoge información para gestión administrativa, contacto, oferta de servicios, enviar cotizaciones, facturas, requerimientos de cobro.
b) Proveedores. Se recoge información para contacto, solicitud de cotizaciones, compras, ejecución de contratos, facturación y las demás actividades recogidas en la gestión administrativa de la entidad.
c) Trabajadores. Se recoge información para efectos de la vinculación laboral y cumplimiento de obligaciones de carácter fiscal, pensional, de seguridad en el trabajo y salud ocupacional.
d) Pacientes. Se recoge información para la conformación de la historia clínica y sus anexos y para la prestación del servicio de salud, se prevén los siguientes usos:
· Creación de usuarios en el sistema
· Confirmación, cancelación y reprogramación de agendas médicas
· Proceso y trámite de autorizaciones médicas.
· Autorización de procedimientos terapéuticos y/o quirúrgicos.
· Generación de información epidemiológica de nuestra población atendida.
· Generación de información estadística de nuestra población atendida
· Generación de información para los diferentes entes de control del estado.
· Información sobre campañas de promoción y prevención de nuestra Clínica o de las entidades con las cuales laboramos.
· Información sobre nuestros productos y servicios.
· Encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas.
· Auditoría interna y externa de las atenciones prestadas
· Actualización de datos de nuestros usuarios.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de la información personal utilizada por la Clínica CEMEQ tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento en aquellos casos en los cuales la información haya sido dada a terceros por fuera de las definiciones contenidas en el presente documento.
3. Ser informado por parte del Centro de Especialidades Medico Quirúrgicas Ltda. del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y/o a las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
1. Teniendo en cuenta que la Historia Clínica y los datos en ella contenidos tienen un carácter especial derivado de la Ley 23 de 1981 y el Decreto 1995 del año 1999, el usuario no podrá solicitar la supresión de la misma de nuestra base de datos o la modificación de su contenido, por cuanto se estarían violando disposiciones legales.
5. El usuario o su representante legal de acuerdo a lo definido en la Ley, podrá tener acceso a la información contenida en la Historia Clínica y/o sus anexos, de las atenciones recibidas en el centro de Especialidades Medico Quirúrgicas Ltda., de acuerdo con los protocolos establecidos dentro de la entidad.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Son deberes del Centro de Especialidades Medico Quirúrgicas Ltda. como responsable del tratamiento de datos personales de los usuarios que asisten a su sede los siguientes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Limitar la recolección de información a los datos que sean adecuados y pertinentes para el cumplimiento de la
finalidad establecida;
3. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
4. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada;
5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible;
7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada;
8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente
autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
10. Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular;
11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos;
13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
14. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares.
16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Los contratistas y colaboradores del Centro de Especialidades Medico Quirúrgicas Ltda. que asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley.
5. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en
especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
6. Reportar al Responsable las quejas o reclamos presentadas por los titulares de los datos personales.
7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas.
9. Informar al Responsable cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
La Clínica CEMEQ pone a disposición de los titulares de datos personales o sus causahabientes, la consulta de sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico calidad@clinicacemeq.com.co.
Las consultas por correo electrónico deberán contener como mínimo:
i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre.
La consulta será atendida por la Clínica CEMEQ en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de la Clínica CEMEQ, ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
PROCEDIMIENTO DE RECLAMO
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en nuestras bases de datos deba ser objeto de corrección, actualización, supresión, podrá presentar reclamo al correo electrónico calidad@clinicacemeq.com.co.
El reclamo deberá contener como mínimo:
i) La identificación completa del titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico y; v) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.
La Clínica CEMEQ, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
FECHA VIGENCIA DE ESTA POLITICA
La Clínica CEMEQ aprobó esta política luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y su aplicación tiene un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad. La actualización más recientemente de la política se registró el día 21 de diciembre de 2017.
